Énoncé de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Le Service de conciliation en assurance de dommages (SCAD) s’engage à respecter la confidentialité des renseignements personnels de chaque personne qui utilise notre service. Le SCAD est une société indépendante sans but lucratif créée en 2002 dans le but d’aider les consommateurs canadiens à régler les différends qui les opposent à leur compagnie d’assurance résidentielle, automobile ou commerciale.

VOUS ÊTES IMPORTANT POUR NOUS

RÉSUMÉ DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Collecte de renseignements personnels.

Lorsque vous déposez une plainte, nous recueillons des renseignements à son sujet auprès de vous, de l’assureur et d’autres personnes qui peuvent être concernées. Il peut s’agir de votre nom et de vos coordonnées, de votre âge et de votre date de naissance, de votre sexe, de votre situation de famille, de vos renseignements médicaux et de santé, de votre profession, de vos revenus, de vos actifs, de vos passifs et de vos relevés de paiement, de renseignements sur vos dossiers d’assurance et vos demandes de règlement antérieures, de votre dossier de conduite, ainsi que de la nature de votre plainte et des faits qui y sont associés.

Lorsque vous visitez notre site, nous pouvons utiliser des technologies telles que les témoins (ou cookies) pour enregistrer des données comme l’adresse IP, le système d’exploitation, le type de navigateur, la préférence de langue, le fait que vous soyez un nouveau visiteur ou un visiteur récurrent, le type d’appareil utilisé, les pages visitées, le temps passé sur ces pages, les dates et heures d’accès, les clics, l’emplacement général déduit de l’adresse IP, la façon dont le site est consulté et les données démographiques.

Utilisation des renseignements personnels recueillis

Nous utilisons les informations recueillies pour étudier le dossier et faciliter la résolution de votre plainte, pour communiquer avec vous et répondre à vos demandes, pour gérer, administrer et maintenir nos activités, pour mener enquête et régler les litiges ou les violations de sécurité, et pour des raisons juridiques.

Nous utilisons les informations recueillies à l’aide de technologies pour analyser le trafic Web, comprendre quelles sections de notre site sont consultées le plus souvent et améliorer notre site en fonction des besoins des utilisateurs. Nous utilisons également ces informations à des fins d’analyse statistique.

Partage des renseignements personnels recueillis

Nous pouvons partager les renseignements personnels avec les fournisseurs de service qui nous aident à les traiter, et avec d’autres services de conciliation de l’industrie pour enquêter sur une plainte, y compris l’Ombudsman des assurances de personnes. Autrement, tous les renseignements personnels sont rendus anonymes lorsqu’ils sont communiqués à l’externe. Aucun consommateur ou société membre ne peut être identifié par le biais de nos rapports externes.

Vos choix

Vous avez le choix de donner suite ou non à toute plainte que vous soumettez. Vous pouvez également désactiver certains de nos outils d’analyse, comme nous le décrivons dans la section « Collecte et utilisation de renseignements personnels par des moyens technologiques », ci-dessous.

Types de renseignements personnels recueillis

Avec votre consentement, nous recueillons, utilisons et partageons vos renseignements personnels, ceux de la compagnie d’assurance faisant l’objet de votre plainte, ceux d’autres organisations ou personnes concernées dans votre plainte (comme les courtiers d’assurance, les experts en litiges et les fournisseurs de services) et ceux d’autres personnes, afin de faire enquête et faciliter le règlement de votre plainte.

  • Les types de renseignements personnels recueillis, utilisés ou partagés dépendent de la nature de votre plainte, mais peuvent comprendre, notamment, les données suivantes :
    • nom;
    • adresse;
    • numéro de téléphone;
    • autres coordonnées, comme une adresse courriel;
    • âge et date de naissance;
    • sexe;
    • situation de famille et état matrimonial;
    • renseignements médicaux et de santé;
    • profession;
    • revenu;
    • actifs, passifs et relevés de paiement;
    • dossiers d’assurance et demandes de règlement antérieurs;
    • dossier de conduite; et
    • la nature de votre plainte et les faits qui y sont associés, y compris votre position et celle de votre assureur, ainsi que vos observations concernant votre plainte, et si votre plainte fait l’objet d’une enquête par une autre entité ou un autre organisme de réglementation.

Utilisation et partage des renseignements personnels recueillis

Nous pouvons utiliser et partager vos renseignements personnels aux fins suivantes :

  • Pour évaluer et tenter de résoudre votre plainte conformément à notre Mandat pour le règlement de différends. En fonction du traitement de votre plainte dans le cadre de notre mandat, cela peut inclure une conciliation informelle avec votre assureur, une médiation et, si la conciliation et la médiation ne permettent pas de régler le problème, un arbitrage.
  • Pour communiquer avec vous et votre compagnie d’assurance concernant votre plainte, son évaluation et sa résolution. Par exemple, à mesure que votre plainte progresse, il se peut que le médiateur ou l’arbitre entre en contact avec vous.
  • Pour gérer, administrer et maintenir nos activités.
  • Pour répondre à vos questions ou à vos plaintes.
  • Pour enquêter et régler tout litige ou toute réclamation en lien avec notre site ou nos services.
  • Pour enquêter sur des violations de la sécurité ou coopérer avec les autorités gouvernementales dans le cadre d’une affaire judiciaire.
  • Pour respecter les lois et règlements applicables.


Pour examiner votre plainte, le SCAD peut avoir besoin de s’assurer qu’il a reçu les consentements et/ou les formulaires d’autorisation appropriés concernant la divulgation et le traitement des renseignements confidentiels de toutes les parties nécessaires et toute autre entente ou décharge que le SCAD juge appropriée dans les circonstances.

Si votre plainte est soumise à un arbitrage et que votre compagnie d’assurance n’accepte pas les recommandations non contraignantes de l’arbitre, mais que vous les acceptez, le SCAD peut rendre publique une description générale non identifiée de la plainte, de la résolution suggérée et du fait que l’assureur a refusé de la suivre.

Nous pouvons utiliser et partager des renseignements personnels pour collaborer avec d’autres services de conciliation de l’industrie dans le cadre d’une enquête sur une plainte, y compris l’Ombudsman des assurances de personnes et toute autre entité de conciliation participant au Réseau de conciliation du secteur financier, lorsque nous estimons que l’objet de la plainte relève de l’expertise d’un autre service de conciliation de l’industrie, et si vous et votre assureur y consentez.

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des tiers qui nous aident à utiliser ces données aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels. Par exemple, nous pouvons partager des renseignements personnels avec des fournisseurs de services qui nous aident dans le cadre des activités décrites dans la présente politique, comme des entreprises de livraison, ou des entreprises qui nous aident à gérer notre site Web.

Nous nous réservons le droit de transférer tout renseignement personnel si nous entrons dans une transaction ou une réorganisation d’entreprise, par exemple si nous fusionnons avec un tiers ou si nous sommes acquis par un tiers, ou si une telle transaction est proposée.

Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels à des tiers si nous avons des raisons de croire que leur divulgation est nécessaire pour : (i) mener des enquêtes sur d’éventuelles violations de la loi; (ii) identifier, contacter ou poursuivre en justice une personne susceptible de violer un accord qu’elle a conclu avec nous; ou (iii) protéger nos droits, notre sécurité ou nos biens, ou ceux d’un tiers.

Enfin, nous pouvons partager vos renseignements personnels pour nous conformer aux lois et règlements applicables, pour répondre à une assignation, un mandat de perquisition ou toute autre demande d’information licite que nous recevons, ou pour protéger nos droits d’une autre manière.

Nous pouvons également anonymiser, regrouper ou dépouiller de toute autre manière les renseignements personnels ou autres renseignements que nous recueillons de toutes les caractéristiques d’identification personnelle et pouvons utiliser ou partager ces données regroupées et anonymisées avec des tiers à toutes fins que nous jugeons appropriées. Par exemple, le SCAD peut utiliser les renseignements détenus à des fins de rapports statistiques. Lorsque les renseignements sont recueillis ou utilisés pour l’établissement de rapports statistiques, ils ne permettent pas d’identifier la personne ou toute information spécifique à une personne.

Collecte et utilisation de renseignements personnels par des moyens technologiques

Un témoin (ou cookie) est un petit fichier qui vient se placer sur le disque dur de votre ordinateur. Les témoins et d’autres technologies peuvent aider à analyser le trafic Web ou nous permettre de savoir quelles sections de notre site sont consultées le plus souvent. Nous et certains tiers pouvons utiliser des témoins pour identifier et garder trace, entre autres, de votre adresse de protocole Internet (« IP ») ou de l’identifiant de votre appareil, de votre système d’exploitation, de votre type de navigateur, de votre préférence de langue, du fait que vous êtes un nouveau visiteur ou un visiteur récurrent, du type d’appareil utilisé, des pages de notre site Web que vous consultez, du temps passé sur ces pages, des dates et heures d’accès, des clics et de l’emplacement général déduit de l’adresse IP.

Nous utilisons des témoins pour identifier les pages de notre site qui sont consultées. Cela nous aide à analyser les données relatives au trafic des pages Web et à améliorer notre site en fonction des besoins des utilisateurs. Nous utilisons également ces informations à des fins d’analyse statistique.

Notre site Web utilise Google Analytics, un service d’analyse Web qui fournit des statistiques et des outils d’analyse. Nous employons Google Analytics sur notre site Web pour analyser l’utilisation du site et pour établir des rapports sur les activités et les tendances. Google Analytics peut recueillir des données telles que la localisation générale déduite de l’adresse IP, le temps passé par un visiteur sur notre site Web, les pages consultées le plus fréquemment, le mode d’accès au site Web (directement, par un moteur de recherche ou par un lien), le type de logiciel utilisé (système d’exploitation, type de navigateur, etc.), ainsi que des données démographiques. Pour plus d’informations sur la manière dont Google Analytics collecte et traite les données, veuillez consulter le site : https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=fr-CA. Pour savoir comment refuser que vos données soient utilisées par Google Analytics, consultez le site : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr.

Vous pouvez également choisir d’accepter ou de refuser les témoins. La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les témoins, mais vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur pour refuser les témoins si vous le souhaitez. Cette action peut vous empêcher de profiter des pleines fonctionnalités du site Web.

Notre site Web peut permettre ou faciliter les interactions avec d’autres sites Web ou services interactifs de tiers (« médias sociaux »), par exemple en vous permettant d’« aimer » ou de « partager » du contenu. Si vous choisissez de partager du contenu ou de publier des informations sur les médias sociaux à partir de notre site Web ou par le biais de celui-ci, ces informations peuvent être publiques et le tiers peut avoir accès à des informations vous concernant et concernant votre utilisation de nos sites Web. Nous ne sommes pas en mesure de contrôler et ne sommes pas responsables de la manière dont ces tiers peuvent utiliser vos données.

Protection des renseignements personnels

Une documentation appropriée et la conformité au protocole de plainte du SCAD doivent être suivies avant que le médiateur puisse avoir accès à vos renseignements personnels.

Afin de prévenir l’accès ou la divulgation non autorisés des renseignements personnels, nous avons mis en place des procédures physiques, électroniques et de gestion pour protéger et sécuriser les renseignements personnels que nous recueillons.

Les personnes au sein du SCAD, des autres organisations que nous décrivons dans le présent Énoncé de confidentialité et de protection des renseignements personnels, et de nos fournisseurs de services tiers, qui ont besoin de cet accès aux fins décrites dans le présent Énoncé de confidentialité et de protection des renseignements personnels, ou qui sont autrement autorisés ou requis par la loi applicable, peuvent avoir accès aux renseignements personnels. Les renseignements personnels que nous recueillons sont gérés à partir de nos bureaux de la région de Toronto.

Même si nous avons pris des mesures pour aider à protéger les renseignements personnels que nous détenons, vous devez savoir que nous ne pouvons pas entièrement éliminer les risques de sécurité associés aux renseignements personnels. Aucune mesure de sécurité ne peut fournir une protection absolue. Nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité des informations que vous nous fournissez.

Transfert éventuel de renseignements personnels vers d’autres pays

Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être stockés et traités au Canada ou dans tout autre pays où nous ou nos fournisseurs de services sommes établis, y compris aux États-Unis. Les renseignements personnels traités et stockés dans un autre pays peuvent faire l’objet de demandes de divulgation ou d’accès par les gouvernements, les tribunaux ou les organismes d’application de la loi ou de réglementation de ce pays, conformément à ses lois.

En utilisant notre site ou en nous fournissant des renseignements personnels, vous consentez à un tel transfert de renseignements hors du Canada. Si vous avez des questions concernant notre utilisation de fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, vous pouvez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées ci-dessous.

Liens vers d’autres sites Web

Notre site peut contenir des liens vers d’autres sites Web exploités par des tiers. Cependant, une fois que vous avez utilisé ces liens pour quitter notre site, vous devez savoir que nous n’avons aucun contrôle sur cet autre site Web. Par conséquent, nous ne pouvons être responsables de la protection et de la confidentialité des informations que vous fournissez ou qui sont collectées lorsque vous visitez ces sites tiers, ces sites n’étant pas régis par le présent Énoncé de confidentialité et de protection des renseignements personnels. Vous devez faire preuve de prudence et consulter la déclaration de confidentialité applicable à chaque site Web que vous visitez.

Vos choix

Le fait de soumettre une plainte ou d’autres renseignements personnels au SCAD est un choix de votre part. À chaque étape de la procédure de traitement de la plainte, par exemple, le passage de la conciliation à la médiation, ou de la médiation à l’arbitrage, vous avez le choix de poursuivre ou non.

Accès et apport de modification à vos renseignements personnels

Vous avez le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels et d’en demander la correction si vous les jugez inexacts. Si vous souhaitez avoir accès aux renseignements personnels que le SCAD possède à votre sujet, ou si vous souhaitez les faire corriger, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées ci-dessous. Dans certains cas et dans certaines circonstances, il se peut que nous devions vous refuser l’accès à certains renseignements personnels, par exemple s’ils contiennent des renseignements personnels d’autres personnes, ou pour des raisons juridiques.

Afin de nous protéger contre les demandes frauduleuses d’accès à vos renseignements personnels, nous pouvons vous demander des informations qui nous permettront de confirmer que la personne qui fait la demande est bien vous ou qu’elle est autorisée à accéder à vos renseignements avant de lui accorder l’accès. Par exemple, nous pouvons vous demander de vérifier votre identité avant d’accéder à vos renseignements personnels.

Enfants

Le SCAD ne recueille généralement pas de renseignements personnels directement auprès des enfants. Toutefois, si votre plainte concerne votre enfant mineur, nous pouvons recueillir et traiter les renseignements personnels concernant votre enfant de la manière décrite dans le présent Énoncé de confidentialité et de protection des renseignements personnels.

Nous joindre

Si vous avez des questions concernant le présent Énoncé de confidentialité et de protection des renseignements personnels ou tout renseignement personnel que vous nous avez soumis, ou si vous souhaitez :

  • accéder aux renseignements personnels que vous nous avez déjà fournis afin de pouvoir les corriger ou les mettre à jour; ou
  • déposer une plainte

Vous pouvez nous joindre à l’adresse suivante :

Direction générale

Service de conciliation en assurance de dommages
4711 Yonge Street, 10e étage
Toronto (Ontario) M2N 6K8
416 299-6931